Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes erfüllen

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) regelt klare Grenzen für Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten. Nach aktuellen Gerichtsentscheidungen müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit nahezu aller Beschäftigten systematisch erfassen. Dieser Leitfaden zeigt, was dokumentiert werden muss, wie Sie konform bleiben und wie digitale Tools den Aufwand senken.

1. Rechtlicher Rahmen

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Vorgaben zu Tages-/Wochenhöchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten.
• EuGH-Urteil 2019 und BAG-Beschluss 2022: Verlangen ein objektives, verlässliches Zeiterfassungssystem für alle Beschäftigten, nicht nur für Überstunden.
• Branchenspezifika: Tarifverträge oder Jugendarbeitsschutz können zusätzliche Regeln enthalten.

2. Was erfasst werden muss

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit
• Pausenzeiten
• Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit
• Abweichungen von Regelarbeitszeiten (z. B. Rufbereitschaft) Aufzeichnungen müssen korrekt, manipulationssicher und aufbewahrt sein (mindestens zwei Jahre empfohlen; Tarifverträge prüfen).

3. Tages- und Wochenlimits

• Maximal 8 Stunden pro Tag; erweiterbar auf 10, wenn im Sechs-Monats-Schnitt 8 Stunden eingehalten werden.
• Mindestens 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten.
• Sonntags- und Feiertagsarbeit grundsätzlich untersagt; Ausnahmen erfordern Ersatzruhetage.

4. Pausenregeln

• 30 Minuten Pause bei mehr als 6 Stunden; 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden.
• Pausen in Blöcken von mindestens 15 Minuten.
• Arbeit während der Pause ist unzulässig; die Erfassung muss die tatsächliche Pausenzeit widerspiegeln.

5. Pflichten des Arbeitgebers

• Ein System bereitstellen, das Zeiten verlässlich erfasst (Papier ist erlaubt, digital ist auditierbarer).
• Beschäftigte über Regeln informieren und Datenschutz sicherstellen (DSGVO gilt).
• Mitbestimmung des Betriebsrats beachten, wo erforderlich.

6. Ein konformes Setup wählen

• Objektive Erfassung: Terminal, App oder Desktop-Timer ohne rückwirkende Manipulation.
• Auditierbarkeit: Unveränderliche Logs, Änderungshistorie, rollenbasierter Zugriff.
• DSGVO-Konformität: Datenminimierung, Aufbewahrungsfristen, transparente Datenschutzhinweise.
• Integrationen: Payroll-Export, Überstundenfreigaben, Schichtplanung.

7. Überstunden und Flexibilität

• Überstunden müssen genehmigt und dokumentiert werden.
• Gleitzeitmodelle brauchen klare Bandbreiten und Ausgleichszeiträume.
• Homeoffice-Stunden identisch zu Vor-Ort-Arbeit erfassen.

8. Risiken und Sanktionen

• Verstöße können Bußgelder und Prüfungen auslösen.
• Fehlende Aufzeichnungen verlagern die Beweislast bei Streitfällen auf den Arbeitgeber.
• Schlechte Erfassung erschwert das Management von Überstundenbudgets und Burn-out-Risiken.

9. Umsetzungsschrittplan

• Policies definieren (Pausen, Überstundenfreigaben, Remote-Arbeit).
• Tool mit manipulationssicheren Logs und DSGVO-Kontrollen auswählen.
• Mitarbeiter und Führungskräfte schulen; Prozesse dokumentieren.
• Wöchentlich auf Grenzverletzungen prüfen und innerhalb der Ausgleichszeiträume beheben.

10. Wie unser Tool unterstützt

Das Tool arbeitszeiterfassung erfasst Start/Ende, Pausen und Überstunden mit Audit-Trails. Damit erfüllen Sie ArbZG-Anforderungen, exportieren Daten für Payroll und geben Teams Transparenz über Arbeits- und Ruhezeiten.